در آستانه برگزاری مراسم تشییع امام شهید، سلسله جلسات هماهنگی با حضور مسئولان دانشگاه علوم پزشکی اصفهان، استانداری و دستگاه‌های اجرایی مرتبط ، برگزار و تمهیدات لازم برای حضور سازمان‌یافته دانشگاهیان در این آیین نهایی شد. بر اساس برنامه‌ریزی انجام‌شده، ۲۰ دستگاه اتوبوس ویژه دانشجویان، اساتید ، اعضای هیئت علمی و کارکنان دانشگاه، صبح روز یکشنبه ساعت ۸ از اصفهان به مقصد تهران اعزام خواهند شد. کاروان اعزامی پس از استقرار در دانشگاه شاهد، صبح روز دوشنبه با استفاده از ناوگان حمل‌ونقل عمومی پیش‌بینی‌شده در مراسم تشییع شرکت خواهد کرد. در این اعزام، علاوه بر پیش‌بینی پشتیبانی‌های اجرایی، برنامه‌های فرهنگی متناسب با فضای مراسم و آموزش‌های مورد نیاز برای حضور ایمن و منظم شرکت‌کنندگان نیز در دستور کار قرار گرفته است تا سفر با آمادگی و انسجام بیشتری انجام شود. از دیگر تمهیدات در نظر گرفته‌شده، استقرار تیم‌های امداد و نجات در تمامی اتوبوس‌هاست. این تیم‌ها با تجهیزات امدادی لازم، ضمن ارائه خدمات احتمالی به همراهان خود در طول مسیر، آمادگی دارند در صورت نیاز، در محل برگزاری مراسم نیز خدمات امدادی و کمک‌رسانی ارائه کنند. اطلاع‌رسانی این برنامه از طریق بنرهای نصب‌شده در سطح دانشگاه، پوسترهای اطلاع‌رسان، مکاتبه با دانشکده‌ها و مراکز تابعه انجام شده و ثبت‌نام متقاضیان از طریق لینک اختصاصی در کانال‌های اعلام‌شده صورت می‌گیرد. همچنین زمان و جزئیات حرکت کاروان‌ها از طریق پیامک به ثبت‌نام‌کنندگان اطلاع‌رسانی خواهد شد.