به گزارش مفدا، از زمانی که بشر به فردای خود اندیشید، برای آینده هدف تعیین کرد و بدین ترتیب فرآیند برنامه‌ریزی آغاز شد. برنامه‌ریزی فرآیندی است که همه تلاش‌ها و فعالیت‌ها را در راستای هدف، راه رسیدن به آن و چگونگی طی مسیر ترکیب و ادغام می‌کند. برنامه ریزی سه شکل اساسی دارد:استراتژیک، تاکتیکی و عملیاتی.
برنامه‌ریزی استراتژیک اهداف، خطوط کلی و رسالت سازمان را در بلندمدت تعیین می‌کند؛ برنامه‌ریزی تاکتیکی به مسائلی مربوط می‌شود که برای رسیدن به اهداف در سطوح میانی سازمان مطرحند و برنامه ریزی عملیاتی شامل فعالیت‌ها و گام‌های ویژه‌ای جهت رسیدن به اهداف تعیین شده است. به عبارتی برنامه‌ریزی عملیاتی شامل اقدامات تفصیلی برای رسیدن به اهداف است. این نوع برنامه‌ریزی در سطح مدیریت‌های اجرایی مطرح است و با اهداف مشخص، محدود و عینی سروکار دارد.
وزارت بهداشت درمان و آموزش پزشکی از جمله دستگاه‌ها و نهادهای حاکمیتی است که از سال‌ها پیش در کنار تدوین برنامه‌های استراتژیک و تاکتیکی، همه ساله برنامه‌های عملیاتی مختلفی در سطح ستاد و صف برنامه‌ریزی، اجرا و و مورد پایش و ارزیابی قرار می‌دهند که البته این روند در دو سال گذشته با توجه و اهتمام ویژه‌ای که معاونت برنامه‌ریزی و دیگر بخش‌های این وزارتخانه به اجرای دقیق برنامه‌های عملیاتی داده‌اند، روند منظم‌تری به خود گرفته است.
براین اساس و با هدف آشنایی بیشتر با برنامه‌ریزی عملیاتی در معاونت فرهنگی و دانشجویی وزارت بهداشت، پای صحبت محمد پورقاسم مدیر پایش برنامه عملیاتی این معاونت نشستیم که در ادامه بخش‌های از آن را با هم می‌خوانیم.
مفدا: لطفاً خودتان را معرفی کنید؟
محمد پورقاسم متولد ۱۳۶۲ در سال ۸۲ در رشته مهندسی برق شیراز پذیرفته شدم ولی درهمان ترم اول انصراف دادم و سال ۸۳ رشته جامعه شناسی دانشگاه تهران را انتخاب کردم، کارشناسی ارشد را هم در دانشگاه تهران گذراندم و هم اکنون در مقطع دکترا جامعه شناسی اقتصادی توسعه در دانشگاه تهران در حال تحصیل هستم. حدود دو سال است که در معاونت فرهنگی و دانشجویی وزارت بهداشت مشغول فعالیت هستم و حدود یک‌سال است که به عنوان مدیر پایش برنامه عملیاتی معاونت انجام وظیفه می‌کنم.
مفدا: به عنوان مسؤول پایش برنامه عملیاتی معاونت فرهنگی و دانشجویی تعریف شما از برنامه عملیاتی چیست؟
برنامه عملیاتی یک وظیفه حاکمیتی برای همه دستگاه‌های دولتی است؛ یعنی همه دستگاه‌های دولتی باید در ابتدای سال مشخص نمایند که تا پایان سال چه کارهایی را می‌خواهند انجام دهند و به عبارت دیگر قصد دارند اهداف سازمانی‌شان از چه مسیرهای اجرایی محقق کنند.
مهمترین ویژگی برنامه عملیاتی وزارت بهداشت پایش شدن برنامه‌هاست و در این راستا در سال گذشته سامانه‌ای طراحی شد که به صورت ماهانه از دانشگاهها گزارش‌گیری کرده و سپس در ستاد ارزیابی می‌شود که آیا گزارش دانشگاهها صحیح بوده است یا خیر و به گزارش‌ها نمره داده شده و رتبه بندی انجام می‌گرفت.در حال حاضر برنامه عملیاتی در اکثر دستگاه‌ها به شکل صوری انجام می‌شود؛ یعنی برنامه خیلی رصد و پیگیری نمی‌شود که تا چه حد توانسته به اهداف و اعلان‌های خود برسد. در صورتی که برنامه عملیاتی نه تنها بایستی پیگیری شود بلکه باید اگر مشکلاتی در مسیر اجرای آن بوجود آمده، دلایل آن مشخص شده و همچنین اگر برنامه پایان یافته نتایج حاصل از آن مشخص شود. البته ذکر این نکته ضروری است که وزارت بهداشت اولین دستگاهی است که بحث پایش برنامه عملیاتی را آغاز کرده است.
همه فعالیت‌هایی که یک دستگاه درطول سال در راستای رسیدن به اهداف کلان سازمانی باید انجام دهد را برنامه عملیاتی می‌گویند؛ البته اهداف رتبه بندی دارند و در حال حاضر برای سال ۹۶ در معاونت فرهنگی و دانشجویی وزارت بهداشت دو هدف کلی و ۱۸ هدف کمی داریم؛ بدین صورت که اهداف کلی هر کدام به چند هدف کمی تبدیل شده‌اند تا قابل سنجش و اندازه‌گیری باشند. بطور مثال اگر قرار است که یک هدف کمی را از ۸۰ درصد پیشرفت در سال ۹۵ به ۱۰۰ درصد در سال ۹۶ برسانیم بدین منظور یک سری برنامه تعریف می‌شود و برای برنامه‌ها نیز ریزفعالیت‌هایی که در راستای رسیدن به برنامه باشد.
همانطور که بیان کردم مهمترین ویژگی برنامه عملیاتی وزارت بهداشت پایش شدن برنامه‌هاست و در این راستا در سال گذشته سامانه‌ای طراحی شد که به صورت ماهانه از دانشگاهها گزارش‌گیری کرده و سپس در ستاد ارزیابی می‌شود که آیا گزارش دانشگاهها صحیح بوده است یا خیر و به گزارش‌ها نمره داده شده و رتبه بندی انجام می‌گرفت.
مفدا: بنظر شما هدف اصلی از طرح ریزی و پیاده سازی پایش برنامه عملیاتی در بدنه وزارت بهداشت چیست؟
یکی از انواع برنامه عملیاتی، برنامه عملیاتی مشترک ستاد و دانشگاههای علوم پزشکی است که این نوع برنامه دو قسمت دارد یکی فعالیت‌ها و برنامه‌های ستادی و دیگری برنامه‌های دانشگاههای علوم پزشکی کشور است و در آینده توسعه پیدا خواهد کرد به بخش‌ها و زیرمجموعه‌های دیگر وزارتخانه شامل؛ بیمارستان‌ها، مراکز خدمات درمانی و سایر مؤسسات و پژوهشگاه‌هایی که زیر مجموعه وزارت بهداشت بوده واز بودجه وزارتخانه استفاده می‌کنند و قاعدتا باید در راستای اهداف وزارتخانه حرکت کنند.
با تدوین و پایش برنامه عملیاتی به شناخت و رصد دانشگاهها اقدام کردیم بطوری که طی برنامه عملیاتی به دانشگاهها اعلام شد که در راستای رسیدن به اهدافمان باید چه برنامه هایی را اجرا کنند و توسط پایش آن مشخص شد کدام دانشگاهها چه میزان از این برنامه ها را اجرا کرده‌اند. البته باید در نظر داشت که در حال حاضر بحث کیفیت برنامه‌ها هنوز در پایش برنامه عملیاتی لحاظ نشده و فعلا کمیت برنامه‌ها سنجیده می‌شود که علت آن هم نرم افزاری است که قابلیت سنجش کیفیت را ندارد؛ هر چند در راستای بحث پایش برنامه عملیاتی بخش پایش میدانی هم دیده شده که در سال گذشته به صورت پایلوت انجام شد، بدین صورت که تیم‌هایی از حوزه‌های مختلف و به صورت ستادی به دانشگاهها اعزام شده و ده برنامه مهم را با توجه به شاخص ها و آیتم هایی که در اختیارشان قرار گرفته با توجه به مستندات موجود چک کرده و نمره می‌دادند، ولی یکی از مشکلات اجرای آن به صورت کامل این است که نیاز به زمان و نیروی انسانی زیادی دارد.
چالشی که در این بحث وجود دارد این است که اگر بخواهیم در این زمینه به صورت تخصصی کار کنیم با توجه به تعداد زیاد دانشگاهها و عدم حضور نیروهای متخصص این کار نیاز به زمان و هزینه زیادی دارد. در حال حاضر تلاش می‌شود برنامه‌ریزی انجام شود که به صورت ضربدری از نیروهای متخصص دانشگاهها استفاده شود. بدین صورت که در هر منطقه به صورت ضربدری افراد متخصص دانشگاهها به دانشگاههای مناطق دیگر رفته و ارزیابی‌های متقابل انجام می‌شود در این حالت این امر با توجه به نیروهای متخصص و دانشگاههای همکار در بازه زمانی کمتری انجام می‌شود.
مفدا: سابقه اجرای برنامه عملیاتی در وزارت بهداشت چه میزان می‌باشد و در کدام نهاد دولتی سابقه اجرای برنامه عملیاتی وجود دارد و به چه نتایج و تجربیاتی در این زمینه رسیده‌اند؟
غیر از معاونت درمان وزارت بهداشت که سامانه‌ای طراحی کرده و اطلاعات دانشگاهها را در این حوزه دریافت می‌کرد و البته معاونت غذا و دارو تا حدودی سایر معاونت‌ها تقریباً اطلاعات دقیقی از عملکرد دانشگاهها در حوزه خود نداشتند.
البته در یک مقطع زمانی سامانه فرابر برای دریافت گزارش دانشگاهها طراحی شد که از همان ابتدا ناقص و ابتر ماند و از سوی دانشگاهها نیز برای ارسال گزارش‌ها و عملکردشان رقبتی نشان داده نشد، بنابراین ما هیچ چشم اندازی از دانشگاهها تابعه نداشتیم.
در مورد سابقه برنامه عملیاتی باید بگویم که از زمانی که سازمان برنامه و بودجه راه اندازی شده و از اولین سال برنامه ۵ ساله اول که به دهه ۵۰ برمی‌گردد، وزارتخانه‌ها و دستگاه‌ها موظف به تدوین برنامه عملیاتی بوده‌اند و وزارت بهداشت نیز از همان ابتدا برنامه عملیاتی تدوین کرده و در راستای انجام اجرای آن هم گام برداشته است ولی پایش برنامه عملیاتی اجرایی نشده بود و بطور مثال ما نمی‌دانیم ۴ سال قبل چه میزان از برنامه عملیاتی که در ابتدای آن سال تدوین شده در انتهای سال محقق شده است.
برای اولین بار در سال ۹۵ پایش برنامه عملیاتی به شکل جدید و از طریق سامانه صورت گرفت؛ البته برنامه تدوین شده در سال ۹۵ طوری تنظیم شده بود که قابلیت پایش شوندگی داشته باشد.
در مورد سابقه پایش برنامه هم تقریباً در هیچ‌کدام از نهادها به گستردگی وزارت بهداشت این کار انجام نشده است. البته سازمان ثبت اسناد و احوال دو یا سه سال قبل از وزارت بهداشت این کار را شروع کرده و سامانه‌ای را راه‌اندازی کرده و یا بعضی از دانشگاهها یا مؤسسات به صورت خودجوش این کار را انجام داده‌اند؛ مثلا دانشگاه جهرم سامانه‌ای داشت به‌نام اتاق عملیات که در آن برنامه معاونت‌ها و بخش‌های مختلف دانشگاه را رصد می‌کردند و به صورت ماهانه گزارش می‌دادند و گزارش‌گیری می‌کردند ولی به صورت گسترده وزارت بهداشت اولین سازمانی است که این‌کار را انجام داده است.
برنامه‌ای که ما تدوین کرده‌ایم برنامه‌هایی محوری و حداقلی هستند یعنی برنامه‌هایی هستند که عدم انجام آنها نقص و آسیبی را در حوزه رفاهی، فرهنگی و ورزشی ایجاد می‌کند و برنامه ها محدود دیده شده و در خیلی جاها سعی کرده‌ایم متناسب با توان دانشگاهها باشد، مخصوصا در سال ۹۶ خیلی سعی شد به این مسئله دقت شود و همه دانشگاهها هم در برنامه عملیاتی به یک وزن دیده نشده‌اند.البته همه دستگاه‌های دولتی در برنامه ششم مکلف شده‌اند که برنامه عملیاتی را پایش کنند و قاعدتا باید بقیه دستگاه‌ها هم آن را اجرایی کنند.
لازم است به این نکته اشاره کنم که پایش بر محور سامانه و ثبت گزارشات ماهانه و ارزیابی در ستاد وزارت بهداشت یکی از موثرترین، راحترین و دقیقترین روش‌های پایش است ولی روش‌های دیگر نیز برای این‌کار وجود دارد.
مفدا: در اجرای برنامه عملیاتی سال ۹۶ با موضوع کمبود بودجه و اعتبارات مواجه بودیم، به نظر شما چه راهکاری برای رفع این مسئله وجود دارد؟
اعتبارات دانشگاهها در دو دسته کلی است بخشی از اعتبارات را دولت در قالب کتاب بودجه و برنامه بودجه سالیانه به دانشگاهها می‌دهد و بخش عمده‌ای از درآمد دانشگاهها درآمد اختصاصی هر دانشگاه یا دانشکده است.
هر چند جناب آقای دکتر فراهانی معاون فرهنگی و دانشجویی وزارت بهداشت تلاش زیادی برای افزایش بودجه مربوط به معاونت فرهنگی و دانشجویی انجام داده‌اند و با تلاش ایشان این بودجه در همه دانشگاهها در سال ۹۶ نسبت به سال قبل آن تقریبا دوبرابر شده است و درسال ۹۵ بودجه فرهنگی از بودجه رفاهی جدا شده و در ادامه مسیر اصلاح بودجه فرهنگی و رفاهی دانشگاهها در سال ۹۶ بودجه ورزشی نیز اضافه شد؛ اما متاسفانه در بازدیدهایی که اخیرا از دانشگاهها انجام شده و گزارش‌هایی که دریافت کرده‌ایم اکثرا بودجه اختصاصی حوزه فرهنگی و دانشجویی را هم به این حوزه اختصاص نداده و بخش قابل توجهی از بودجه فرهنگی صرف امور رفاهی دانشگاهها شده است، در حالی که این خلاف قانون است و هر بودجه ای به صورت قانونی باید در ردیف خود هزینه شود.
البته باید بگویم برنامه‌ای که ما تدوین کرده‌ایم برنامه‌هایی محوری و حداقلی هستند یعنی برنامه‌هایی هستند که عدم انجام آنها نقص و آسیبی را در حوزه رفاهی، فرهنگی و ورزشی ایجاد می‌کند و برنامه ها محدود دیده شده و در خیلی جاها سعی کرده‌ایم متناسب با توان دانشگاهها باشد، مخصوصا در سال ۹۶ خیلی سعی شد به این مسئله دقت شود و همه دانشگاهها هم در برنامه عملیاتی به یک وزن دیده نشده‌اند، مثلا در حوزه تشکیل کانون‌ها و انجمن های ورزشی همه دانشگاهها به یک میزان وظیفه ندارند و بر اساس تعداد دانشجو و وسعت دانشگاهها متفاوت است.
اصل کار باید در یک دانشگاه انجام شود نداشتن کانون در یک دانشگاه پذیرفته نیست ولی بسته به جمعیت دانشگاه متغیر اعلام شده یعنی در برنامه عملیاتی هم به نسبت توجه شده است.
بخش عمده‌ای از برنامه ها هم هزینه برنیستند یعنی کارهایی است که از طریق دانشجویان و نهادهای دانشگاهی انجام می‌شود. فعالیت‌های داوطلبانه هزینه بر نیست و اگر بخواهد هزینه‌ای برای آن شود، بودجه مصوب کتاب بودجه آن را پوشش می‌دهد و اگر هم ندهد رئیس دانشگاه باید اهتمام به خرج داده و بودجه مورد نیاز را تامین کند.
به دلایلی که عنوان کردم برنامه را حداقلی دیدیم و برنامه گسترده‌ای برای دانشگاهها تدوین نکردیم ولی برخی دانشگاهها همت لازم را ندارند و بنا به دلایلی مختلف مسئله بودجه را مطرح می‌کنند.
مفدا: خیلی از سازمانها و ارگانهای دولتی بودجه ای را که می‌خواهند به سازمان‌های متبوع خود اختصاص دهند؛ برنامه را بودجه محور قرار می‌دهند؛ این موضوع در حوزه فرهنگی و دانشجویی وزارت بهداشت صدق می کند؟
این‌کار پیچیدگی‌های خیلی زیادی دارد مخصوصاً که در ارتباط با دانشگاهها بودجه به صورت مستقیم در مجلس تصویب شده و از طریق خزانه به صورت مستقیم به حساب دانشگاهها واریز می‌شود و وزارتخانه در این بین فقط می‌تواند موقع گرفتن بودجه در افزایش یا کاهش رایزنی کند. ولی با توجه به اینکه ما دسترسی مستقیم به بودجه دانشگاه نداریم بنابراین گلوگاه بودجه در اختیار وزارتخانه نیست تا بتوانیم برنامه را بر اساس بودجه تنطیم کنیم.
با این‌حال از اهداف کلان تدوین برنامه عملیاتی و پایش آن وصل کردن برنامه به بودجه است و ماه گذشته برای اولین بار بحث ثبت هزینه در برنامه عملیاتی لحاظ شده و الان دانشگاهها باید هزینه‌ای که برای انجام فعالیت صرف شده است، ثبت کنند.
سند سازی ضربه‌ای مهلک به برنامه عملیاتی و تحقق اهداف آن می‌زند؛ البته اکثر دانشگاههای علوم پزشکی کشور از این امر مستثنی هستند و بر اساس اطلاعات صحیح و متقن روند اجرای برنامه‌ها را گزارش می‌کنند، با این حال درخواست بنده از تعداد قلیلی از دانشگاهها که به این رویه نادرست روی آورده‌اند این است که هم اخلاقا هم شرعا و عرفا در ارائه گزارش کارها و فعالیت‌ها صداقت داشته باشند.بدین صورت که هر فعالیتی که زمان انجامش پایان یافته و از نظر دانشگاه و ما فعالیت انجام شده تلقی می‌شود، دانشگاه باید هزینه‌ای که برای فعالیت صرف شده است را ذکر کند. البته در حال حاضر از دانشگاهها عدد هزینه را دریافت می‌کنیم و در مرحله بعد سند دریافت آن را نیز دریافت خواهیم کرد. البته در این موضوع دو چالش وجود دارد بررسی اسناد مالی خواندن و فهم آن به تخصص نیاز دارد که همه کارشناسان ارزیابی کننده ما در ستاد این تخصص را ندارند.
برای سال ۹۷ به بعد برنامه بلند مدت معاونت برنامه ریزی وزارتخانه این هست که برنامه عملیاتی به بودجه وصل شود و لازمه آن این است که با سازمان برنامه و بودجه و مجلس شورای اسلامی هماهنگی های لازم انجام شود که دانشگاه هایی که در راستای برنامه حرکت می کنند؛ بخش بیشتری از بودجه خود را دریافت کنند یا در افزایش یا کاهش بودجه سال آینده شان موثر واقع شود.
مفدا: با توجه به اینکه بخش اعظمی از برنامه عملیاتی در دانشگاه ها انجام شده همراهی دانشگاه ها را در پایش برنامه عملیاتی چطور ارزیابی می کنید؟
دانشگاهها خوشبختانه خیلی جلوتر از ستاد حرکت می کنند و اهتمامی که در دانشگاه ها به برنامه عملیاتی است در حوزه‌های ستادی وجود ندارد. در معاونت فرهنگی و دانشجویی این اهتمام وجود داشته و سعی کردیم در ستاد طبق برنامه عملیاتی پیش رویم تا برنامه‌ها عقب نیفتد، هر چند برنامه هایی وجود داشته که زمانش رسیده و ما به دلایل مختلفی نتوانستیم تعهدمان را عملی کنیم که طبیعتا عدم انجام تعهد ما به دانشگاهها هم تسری یافته و دانشگاهها نیز فعالیتشان عقب می افتد.
در دانشگاهها هم در سطح معاونین و هم مدیران هم کارشناسان اهتمام ویژه‌ای به انجام و ارائه گزارش عملکرد در برنامه عملیاتی و پیگیری برای رفع نقص‌ها و جبران کمبودشان وجود دارد.
یکی از آفتهایی که از همان ابتدا شروع پایش برنامه عملیاتی با آن مواجه بودیم بحث سندسازی بوده است. در برخی دانشگاهها فشار مدیران، کارشناسان را مجبور به سندسازی کرده و در برخی دیگر کارشناسان بر اساس کم توجهی یا هر دلیل دیگر به سمت سندسازی و ارایه اطلاعات غلط رفته اند؛ با توجه به اینکه در حوزه ستادی ارزیابی‌ها تا حدودی دقیق هستند و بیشتر حوزه‌ها با دقت این کار انجام می دهند و علت بررسی دقیق هم فشار بر دانشگاهها نیست بلکه اطلاع از آنچه که در دانشگاهها می‌گذرد، می باشد و راهی نداریم جز مطالعه اسنادی که دانشگاهها در اختیار ما می‌گذارند.
متاسفانه مطالعه دقیق اسناد نشان می دهد در برخی دانشگاه ها سندسازی انجام می شود و یا اطلاعات غلط است و این کار به هدف برنامه عملیاتی ضربه می زند؛ چون هدف برنامه عملیاتی بخصوص بحث پایش این است که نقاط ضعف را تشخیص دهیم اگر در دانشگاهی ۵۰ درصد کار انجام شده و عدم انجام کار بدلیل عدم نیروی انسانی کافی است و این بحث برای ستاد یا خود دانشگاه روشن شود اهرمی است برای رییس دانشگاه یا هیات امنا برای رفع نقایص که می‌تواند رفع کمبود بودجه یا نیروی انسانی باشد.
سند سازی ضربه‌ای مهلک به برنامه عملیاتی و تحقق اهداف آن می‌زند؛ البته اکثر دانشگاههای علوم پزشکی کشور از این امر مستثنی هستند و بر اساس اطلاعات صحیح و متقن روند اجرای برنامه‌ها را گزارش می‌کنند، با این حال درخواست بنده از تعداد قلیلی از دانشگاهها که به این رویه نادرست روی آورده‌اند این است که هم اخلاقا هم شرعا و عرفا در ارائه گزارش کارها و فعالیت‌ها صداقت داشته باشند و اگر کاری انجام نشده دلایل واقعی عدم اجرای برنامه را به ما منتقل کنند تا ستاد بر اساس اطلاعات صحیح، برنامه‌ریزی مناسبی برای رفع مشکلات موجود داشته باشد.