به گزارش مفدا، در سازمان‌های مراقبت سلامت مثل بیمارستان یکی از منابع اصلی اطلاعات مراقبت سلامت، پرونده پزشکی بیمار است و به‌عنوان مهم‌ترین و غنی‌ترین منبع اطلاعاتی مطرح است. پرونده پزشکی بیمار مهم‌ترین ابزار ذخیره و بازیابی اطلاعات و آنالیز مراقبت‌های بهداشتی و درمانی است و بیانگر کلیه اطلاعات مربوط به تاریخچه بهداشتی بیمار، بیماری‌ها، مخاطرات بهداشتی، تشخیص‌ها، آزمایشات، معاینات، روش‌های درمانی، سیر بیماری، پاسخ بیمار به درمان، پیگیری و... است.

مدارک پزشکی ( Medical Record) عبارت از اوراق و مدارکی است به ضرورت خدمات پزشکی و پیراپزشکی داده شده به بیمار در یک مرکز بهداشتی و درمانی تهیه و برای مقاصد مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد.  

مدارک پزشکی به‌عنوان محک ذی‌قیمتی از فعالیت‌های گروه بهداشتی و پزشکی و شاخص فعالیت کادر بیمارستانی، از باارزش‌ترین اهرم‌های برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری‌های مدیریتی در رده‌های اقتصادی،  بهداشتی،  آموزشی و پژوهشی است. از این‌رو درک اهمیت والای آن به مثابه توسعه تفکر و بینش اطلاعاتی است. بخش مدارک پزشکی با هدف ارائه خدمات به بیماران، پزشکان، مدیران بیمارستان‌ها و ارائه خدمات آموزشی و پژوهشی و حفظ مطلوب کیفیت خدمات درمانی و بهداشتی و حقوق بیماران و رعایت استانداردها با اهداف اختصاصی زیر از مهمترین بخش‌های بیمارستانی به‌شمار میآید:

- ایجاد یک سیستم کارآمد برای نگهداری پرونده کامل بیماران.

- داشتن آمار عملیات تشخیصی و بالینی انجام‌شده و تجزیه و تحلیل و تفسیر آن‌ها.

- گردآوری اطلاعات علمی از پرونده‌ها و گزارش پزشکی آن‌ها.

- تهیه و نگهداری اندکس‌های بیماران به‌منظور یافتن پرونده‌های پزشکی در مراجعات مکرر.

- تهیه و نگهداری اندکس‌های جراحی و بیماری‌ها به منظور کمک در امر تحقیقات و پژوهش.

- پاسخگویی به مکاتبات قانونی به‌منظور کمک به مراجع قانونی در امر صدور احکام.

- کمک به امر تصمیم گیری مدیریت بیمارستان در توسعه امکانات و تجهیزات بخش‌ها و... با استفاده از آمار بیمارستان.